1. Rekisterinpitäjä
Laine IP Oy
Porkkalankatu 24, 00180 Helsinki
(09) 6859 560
(jäljempänä ”me” tai ”Laine IP”)
2. Rekisteriasioiden yhteystiedot
3. Rekisterin nimi
Laine IP Oy:n asiakas-, toimittaja- ja markkinointirekisteri
4. Mihin tarkoituksiin käsittelemme henkilötietoja?
Käsittelemme henkilötietoja seuraavia tarkoituksia varten:
- IPR-palveluidemme toimittaminen ja kehittäminen paremmin asiakkaidemme tarpeita vastaaviksi
- liiketoimintamme ylläpitämiseksi tarvittavien palveluiden ja tuotteiden hankkiminen ja tilaaminen
- sopimus- ja muiden lupaustemme ja velvollisuuksiemme täyttäminen
- asiakassuhteemme hoitaminen
- tapahtumien järjestäminen
- uutiskirjeidemme lähettäminen ja muu sähköpostimarkkinointi
- potentiaalisten asiakkaidemme kontaktointi
- palveluitamme koskevan informaation antaminen
- sähköinen markkinointi ja suoramarkkinointi
- asiakkaan tai muun rekisteröidyn käyttäytymisen analysointi ja profilointi.
5. Millä oikeusperusteella käsittelemme henkilötietoja
Kun käsittelemme henkilötietoja yllä kuvattuja tarkoituksia varten, käsittelymme perustuu usein;
- sopimuksista johtuvien velvoitteidemme tai sopimusten tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseen sopimuskumppanimme pyynnöstä
- palveluihimme liittyvien lakisääteisten velvoitteidemme täyttämiseen
- oikeutettuun etuumme rekisterinpitäjänä, kuten asiakassuhteiden ylläpitämiseen ja hoitoon sekä laskutukseen liittyen
- rekisteröidyn meille antamaan suostumukseen.
6. Mitä tietoja käsittelemme?
Käsittelemme asiakas-, toimittaja- ja markkinointirekisterimme yhteydessä seuraavia henkilötietoja:
- asiakkaidemme ja toimittajiemme perustiedot kuten nimi, asiakasnumero, toimeksiantonumero, työantajaa koskevat tiedot sekä ammatillinen asema/titteli
- asiakkaidemme ja toimittajiemme yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero ja osoitetiedot
- asiakkuutta ja sopimusta koskevat tiedot kuten tiedot menneistä ja voimassaolevista sopimuksista sekä tilauksista, muut asiointitiedot, kuten asiakkaidemme kanssa käymämme kirjeenvaihto ja muut yhteydenotot, sekä laskutusta ja kulujen seurantaa koskevat tiedot
- suorittamiemme toimeksiantojen ja muiden palveluidemme yhteydessä saamamme tiedot kuten keksijän ja mallin luojan sekä tekijänoikeuksien ja tavaramerkin haltijan nimi, osoite, sähköposti, puhelinnumero ja kansalaisuus, ulkomaisten patentti- ja mallioikeushakemusten yhteydessä tietyissä tapauksissa, jäljennös hakijan ja/tai keksijän tai mallin luojan passista tai passinumero
- tapahtumien osallistujatiedot ja mahdolliset tapahtumaan liittyvät tiedot, kuten ruoka-rajoitteet
- tapahtumien ja tapaamisten yhteydessä rekisteröidyn itsensä meille antamat tiedot
- yhteistyökumppaneidemme, kuten ulkomaisten IPR-asiamiestoimistojen ja vastaavien palveluntarjoajien sekä heidän asiakkaiden meille antamat tiedot
- rekisteröidyn käyttämää tietoliikenneyhteyttä sekä päätelaitetta koskevat tiedot kuten IP-osoite, laite-ID tai muu laitekohtainen tunniste
- julkisista tietolähteistä keräämämme tiedot kuten yritysten Internet-sivuilta sekä julkisista rekistereistä saatavat tiedot
- mahdolliset muut erikseen rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot kuten uutiskirjeidemme tilaajia koskevat tiedot
7. Mistä saamme tietoja?
Saamme henkilötietoja ensisijaisesti rekisteröidyiltä itseltään, rekisteröityjen työantajayrityksiltä, viranomaisilta, luottotietoyhtiöiltä, yhteystietopalvelujen tarjoajilta ja muilta vastaavilta luotettavilta tahoilta.
Saatamme kerätä ja päivittää henkilötietoja tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä, kuten sanomalehdistä ja uutisista, ammatillisen sosiaalisen median verkostoista, ja yhtiöiden internetsivuilta, kaupparekisteristä, patenttirekistereistä ja mallitietokannoista. Lisäksi keräämme tietoja kotisujemme vierailijoista.
Voimme kerätä ja päivittää henkilötietoja edellä kuvattuja tarkoituksia varten myös viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa. Tällainen henkilötietojen päivittäminen suoritetaan manuaalisesti tai automaattisin keinoin.
8. Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja?
Toimeksiantoihimme voi liittyä henkilötietojen luovuttamista viranomaisille, kuten patentti-, mallioikeus- ja tavaramerkkihakemuksia käsitteleville rekisteriviranomaisille, sekä ulkomaisille IPR-asiamiestoimistoille, asianajotoimistoille tai vastaaville palveluntarjoajille, mikäli toimeksiantomme hoitaminen tapauskohtaisesti sitä edellyttää.
Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä myös lukuumme toimivia alihankkijoita, erityisesti silloin, kun tietojärjestelmiemme käyttö edellyttää teknistä tukea. Tällöin alihankkijallamme voi olla rajoitetun ajan pääsy henkilötietoja sisältäviin tietojäjestelmiimme teknisen tuen mahdollistamiseksi.
Muilta osin alihankkijoidemme pääsy keräämiimme henkilötietoihin on varsin rajallinen, sillä tallennamme henkilötietoja pääasiassa vain omalle, Suomessa sijaitsevalle palvelimelle, jonka hallinnoimisesta ja suojaamisesta huolehdimme itse.
9. Siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?
Pääsääntöisesti emme siirrä henkilötietoja EU:n tai Euroopan talousalueen (”ETA”) ulkopuolelle.
Mikäli toimeksiantomme edellyttää patentti-, tavaramerkki- tai mallioikeushakemuksen tekemistä tai kyseisten oikeuksien hallinnointia EU:n tai ETA:n ulkopuolella, j0udumme luovuttamaan henkilötietoja kansainvälisille tai paikallisille rekisterinviranomaisille ja/tai EU:n tai ETA:n ulkopuolella sijaitseville IPR-asiamiestoimistoille, asianajotoimistoille tai vastaaville palveluntarjoajille.
10. Miten suojaamme tiedot?
Henkilötietoja sisältävien järjestelmien käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Työntekijöidemme pääsyä henkilötietoja sisältäviin tietokantoihin rajataan myös toimeksiantokohtaisesti.
Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.
11. Miten pitkään säilytämme tietoja?
Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin se henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Asiakas- ja toimittajarekisterissä olevat henkilötiedot poistetaan tyypillisesti sen jälkeen kun tiettyyn asiakas- tai toimittajasuhteeseen taikka palveluun liittyvä kanne- ja reklamaatioaika on kulunut loppuun. Asiakkaidemme puolesta rekisteröimiimme IPR-oikeuksiin liittyviä henkilötietoja voidaan kuitenkin säilyttää myös tätä pidempi aika kyseisten oikeuksien uudistamiseksi ja niiden valvomiseksi asiakkaan pyynnöstä.
Markkinointitarkoituksiin kerättyjä henkilötietoja säilytämme, kunnes rekisteröity pyytää meitä lopettamaan henkilötietojensa käsittelyn kyseisiin tarkoituksiin.
Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.
12. Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?
Rekisteröitynä sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen, vanhentuneen, tarpeettoman tai lain vastaisen tiedon oikaisua tai poistamista. Sinulla on myös oikeus peruuttaa suostumuksesi tai muuttaa sitä niiltä osin, kuin käsittelemme tietojasi suostumukseesi perustuen.
Rekisteröitynä sinulla on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.
Erityisistä henkilökohtaisista syistä sinulla on oikeus myös vastustaa itseesi kohdistuvia käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on oikeutettu etumme. Vaatimuksesi yhteydessä sinun tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustat käsittelyä. Voimme kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.
Rekisteröitynä sinulla on myös oikeus milloin tahansa ja maksutta vastustaa käsittelyä, mukaan lukien profilointia niiltä osin kuin se liittyy suoramarkkinointiin.
13. Kehen voit olla yhteydessä?
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot pyydetään osoittamaan kirjallisesti yllä kohdassa kaksi (2) yksilöityyn sähköpostiosoitteeseen.
14. Muutokset tähän selosteeseen
Tehdessämme muutoksia tähän selosteeseen, päivitämme uuden selosteen internetsivuillemme ja merkitsemme siihen päivityksen ajankohdan. Mikäli tekemämme muutokset ovat merkittäviä, voimme tiedottaa niistä muilla keinoilla, esimerkiksi lähettämällä rekisteröidyille sähköpostia tai laatimalla asiasta tiedotteen kotisivuillemme. Suosittelemme, että tarkastat tämän selosteen säännöllisesti pysyäksesi tietoisena mahdollisista muutoksista.