Suulliset käsittelyt EPOssa

Suulliset käsittelyt eri instansseissa

Viime keväänä EPOssa siirryttiin pitämään entistä enemmän suullisia käsittelyjä videoneuvotteluina. Huhtikuun 2020 alusta lähtien kaikki hakemuskäsittelyn aikaiset suulliset käsittelyt on pidetty ja pidetään videoneuvotteluina, ellei hakija esitä painavia syitä, miksi käsittely pitäisi järjestää EPOssa. Aiemminkin näitä käsittelyjä oli mahdollista pitää videoneuvotteluna, mikäli hakija niin pyysi ja EPO siihen suostui.

Väiteasioiden suullisia käsittelyjä on ollut pilottiprojektin puitteissa mahdollista pitää videoneuvotteluina tietyissä tapauksissa toukokuusta 2020 lähtien. Tällä hetkellä ja vielä vuoden loppuun asti, videoneuvotteluun vaaditaan kuitenkin kaikkien osapuolten suostumus. Vuoden 2021 alusta ja näillä näkymin 15.9.2021 asti väiteasioiden suulliset käsittelyt pidetään pääsääntöisesti videoneuvotteluina. Vastaavasti kuin hakemuskäsittelyn aikana, osapuolet voivat painavista syistä pyytää käsittelyä pidettäväksi EPOn tiloissa. EPO kuitenkin päättää, miten suullinen käsittely pidetään, eikä tästä päätöksestä voi erikseen valittaa.

Myös valituslautakunnissa suulliset käsittelyt ovat mahdollisia videoneuvotteluina, mutta tämän hetkisen tiedon mukaan vaativat kaikkien osapuolien suostumuksen. Valituslautakunnat ovat kuitenkin myös esittämässä, ettei osapuolien suostumuksia välttämättä tarvittaisi.

Syynä EPOn käytännön muuttumiseen lienee pääasiassa se, että vain harvat ovat suostuneet videoneuvotteluna pidettävään suulliseen käsittelyyn. Virustilanteen jatkuessa tämä johtaa merkittäviin viivästyksiin käsittelyissä sekä suullisten käsittelyjen kasaantumiseen.

Miten käytännössä ja entä jos ei halua videoneuvottelua?

EPOn käyttämät tekniset välineet ovat Skype for Business ja Zoom, joista jälkimmäistä käytetään, kun osapuolia on useita ja/tai tarvitaan tulkkausta. Osapuolet, myös yhden osapuolen eri henkilöt, voivat osallistua suulliseen käsittelyyn eri paikoista.

Uusien käytäntöjen erityisenä etuna aiempaan nähden on se, että mikäli tekniset ongelmat estävät käsittelyn pitämisen, eikä ongelmia pystytä ratkomaan käsittelyn aikana, käsittely siirtyy.

Kuten yllä todetaan, osapuolet voivat vedota painaviin syihin, ja pyytää suullisen käsittelyn järjestämistä EPOssa. EPO on jo ilmoittanut, ettei esimerkiksi epäluottamus videoneuvottelun turvallisuuteen tai puuttuvat tekniset välineet ole hyväksyttäviä painavia syitä. Käytännössä hyväksyttäviä painavia syitä voisivat todennäköisesti olla esimerkiksi tarve kuulla todistajaa tai esittää mallikappale.

Onko suullinen käsittely videoneuvotteluna suositeltavaa?

Videoneuvottelun etuna on luonnollisesti matkustusajan ja -kustannusten säästyminen. Osapuolten ei myöskään tarvitse jännittää, ovatko lennot ajoissa vai mahdollisesti kokonaan peruttuja.

Joissain tapauksissa suullista käsittelyä edeltävä päivä on juuri se, jolloin asiakas ja asiamies voivat keskittyä vain ja ainoastaan käsillä olevaan tapaukseen käsittelyyn valmistautuessaan. Tämä yhteinen valmistautuminen saattaa siis jäädä pois, erityisesti näinä ”vältetään fyysistä tapaamista”-aikoina, ja mikäli asiakas ja asiamies eivät toimi samalla tai lähellä olevilla paikkakunnilla.

Itse yhden väiteasian suulliseen käsittelyyn videoneuvottelulla osallistuneena sanoisin, että matkustusstressin poisjäämisen lisäksi arvostin erityisesti sitä, että sain kaikessa rauhassa asettua koneen ääreen; järjestellä paperit ja muut tarvittavat välineet. Mielestäni hyvä kamera ja iso näyttö varmistavat, ettei väitejaoston jäsenten vähäinenkään ei-verbaalinen viestintä jää huomaamatta.

Vuoden 2021 alusta lähtien videoneuvotteluille ei käytännössä useimmiten ole vaihtoehtoa, ainakaan syyskuuhun asti. Nähtäväksi jää, pidetäänkö suulliset käsittelyt liki kokonaan videoneuvotteluina myös virustilanteen joskus rauhoittuessa.