Asiamiehen mietteitä: Ensimmäisen aallon opetus

Kuluneen kevään ja kesän jälkeen pysähdyin miettimään, mitä koronaviruspandemia on minulle opettanut ja mikä on muuttunut. Olenko viisastunut poikkeusolojen kokemuksista? Moni asia työelämässä ja sen yhteensovittamisessa muuhun arkeen on tosiaan eri tavalla kuin ennen.

Kokoontumisrajoitukset

Pandemian alkaessa face-to-face-palaverit ja toimiston kahvitauot loppuivat kuin seinään. Yhteydenpitoa työkavereihin ja asiakkaisiin oli siis ylläpidettävä ja kehitettävä aktiivisesti.

Asiamiestyössä palaverit keksijöiden kanssa antavat yleensä tilaisuuden pallotella asioita monelta kantilta ja oppia tekniikasta laajemmin. Etäpalaverissa samaan lopputulokseen pääseminen edellyttää hyvää valmistelua ja IT-järjestelmien hallitsemista. On opeteltava vetämään videopalavereita useilla erilaisilla alustoilla. Materiaalien on oltava selkeitä. Virtuaalikokouksissa on pyrittävä tapaamaan vaihtelevilla ja riittävän pienillä kokoonpanoilla, jotta osallistujat pystyvät osallistumaan keskusteluun tehokkaasti. Ja pitää muistaa, että vain yli-ihminen jaksaa yli kahden tunnin videopalaveria.

Oma lukunsa ovat patenttivirastojen suulliset käsittelyt, joissa on enenevässä määrin siirrytty videoyhteyksien käyttöön. Euroopan patenttivirastossa jopa väiteasian suullinen käsittely voidaan pitää etäyhteyksien kautta, mikä asettaa asiamiehelle uusia haasteita sekä oman argumentaation esittämisessä että vastapuolen sanomisiin reagoimisessa. Perusteellinen ennakkovalmistautuminen on välttämätöntä, ja neuvottelut asiakkaan kanssa on pidettävä hyvissä ajoin ennen suullista käsittelyä.

Seminaarit ja koulutukset ovat myös muuttuneet virtuaalisiksi, ja webinaarikutsuja virtaa tasaisesti. Innovatiivisuutta kokousjärjestelyissä on nähtävissä nyt syksyä kohti mentäessä: esimerkiksi FICPI:n (joka on teollisoikeuksien alan asiamiesten kansainvälinen järjestö) Open Forum 2020 marraskuussa tulee sisältämään asiapitoisten virtuaaliluentojen lisäksi myös virtuaalista sosiaalista ohjelmaa ja tapahtumia.

Informaatiotulva

Keväällä olosuhteet ja tilanne maailmalla oli – ja on edelleen – jatkuvassa muutoksessa ja sähköpostiin ja muihin medioihin tulviva päivitysten ja tilannekatsausten määrä huima.

Omassa työssäni totesin, että sähköpostin yletöntä käyttöä on syytä rajoittaa, jottei suotta rasita vastaanottajia. On siis aktiivisemmin tartuttava puhelimeen ja sähköpostia kirjoittaessa mietittävä, onko viesti ylipäätään tarpeellinen ja voisiko sitä tiivistää. Pandemia antaakin hyvän tilaisuuden kehittää omaa kirjoitustapaansa. Vastaanottajan kannalta on mieluisaa lukea raporttia, jossa olennainen sisältö on ensimmäisessä eikä viimeisessä kappaleessa tai jopa liitteissä ja jonka mukana tulee selkeä toimenpide-ehdotus, johon voi ottaa kantaa.

Myös olen oppinut, että vallitsevassa tilanteessa viestejä luetaan ja dokumentteja avataan vaihtelevissa olosuhteissa: aina eivät yhteydet työpaikan sisäisiin järjestelmiin ole käytössä, kaikkia tiedostomuotoja ei ehkä pysty avaamaan ja verkko voi olla hidas. Kärsivällisyys ja joustavuus ovat siis kunniassa pandemia-aikana.

Prosessit töissä

Tilapäinen siirtymä sataprosenttiseen etätyöhön sujui varsinaisten työtehtävien osalta helposti, sillä paperikirjeenvaihto on toimistossamme vaihtunut sähköiseen muotoon jo kauan sitten sekä patenttivirastojen että asiakkaiden suuntaan.

Kuitenkin oli epävarmuutta siitä, miten pandemia vaikuttaa patenttiviranomaisten toimintaan ja hakemuskäsittelyjen nopeuteen. Ilahduttavaa oli huomata, että patenttivirastoissa epidemian leviämiseen reagoitiin nopeasti ja mm. määräpäiväkäytäntöihin luotiin joustoja. Hakemuskäsittelyt ovat koko ajan rullanneet virastoissa melko normaalisti eikä isoja backlogeja nähtävästi ole syntynyt. Euroopan patenttivirasto on jopa pitänyt koko ajan mahdollisena pyytää nopeutettua käsittelyä.

Kotitoimistolla vai koti toimistolla

Tähänastisessa työelämässäni olen kyllä tehnyt säännöllisesti etätyötä, mutta vasta keväinen useamman kuukauden rupeama paljasti, että etätyökin on välineurheilua. Työtuolilla ja näytön koolla on merkitystä. Eikä sekään riitä, että yhdessä huoneessa olosuhteet ovat ergonomiset, jos videopalaveria varten on siirryttävä toiseen huoneeseen.

Työmatkaan kuluva aika säästyy pandemiaetätyössä samalla tavalla kuin normaalissakin etätyössä, mutta sain huomata, että pandemian aikana aivan muut tekijät vaikuttivat enemmän työn ja vapaa-ajan tasapainoon. Kun kotona oli etäkoululaisia, omat työt oli tehtävä silloin, kun se käytännössä oli mahdollista. Rauhallisinta oli silloin, kun opettaja veti Meet-kokousta luokalle tai kun lapset nukkuivat aamulla/illalla. Ihminen on kuitenkin varsin sopeutuvainen olento – työn tekeminen lyhyissä pätkissä voi olla yhtä tehokasta kuin yhtäjaksoinen toimistopäiväkin. Tarpeetonta paahtamista olisi siis kannattanut välttää heti alkuun.

Kaivattua realismia elämään tuli myös: Vapaa-ajalla pandemian aikana ei tule ollenkaan välttämättä aloitettua niitä pitkään listalla olleita projekteja, jotka olin kuvitellut hoitavani sitten, kun aikaa on. On siis syytä kylmästi hyväksyä, että takapihan nurmikon paikkaaminen ei tule tapahtumaan edes hallituksen suosituksella. Pandemia antaakin mahdollisuuden muokata omaa to do –listaa sekä töissä että kotona realistisempaan suuntaan.

Vaikka pandemian toinen aalto rantautuisikin Suomeen, uskon, että omaksumamme joustavuus ja kyky sopeuttaa omaa työtapaa auttavat meidät aallon yli vähäisin vaurioin.

Kirjoittaja

Hanna Laurén